Yahoo! Groups: Cum creezi un grup Yahoo! si il gestionezi corect (ghid complet)

Sa zicem ca vrei sa iti creezi un grup Yahoo! si dupa aceea vrei sa il gestionezi corect. Am vesti bune! Am scris ghidul acesta special pentru tine.

Asadar, cum creezi un grup?
O prima etapa ar fi sa iti stabilesti ideea de la care porneste grupul, cui se adreseaza, ce nevoi rezolva, etc. Dupa ce il creezi va trebui sa faci mai multe sarcini, de la gestionare grup, la promovare. E un aspect important. Dar presupunem ca deja ai indeplinit aceste conditii.

Cum denumesti grupurile? Variantele pe care ti le sugerez pentru a denumi un grup Yahoo! sunt urmatoarele:
1. Gandeste-te la un acronim; Poti sa te joci cu literele; BNT devine BeNeTe; Marketing poate fi eMKaTe; Un acronim are marele avantaj al tastarii rapide; Cauta un nume cu putine litere; Acronimele sunt ideale pentru acest lucru;
2. Foloseste un cuvant simplu; Daca este un cuvant intr-adevar simplu, exista nesansa sa fie deja folosit; Probabil Marketing si Tineri sunt deja luate; Insa poti gasi un cuvant care nu e folosit, si e usor de tastat;
3. Combina doua cuvinte; Aceasta este varianta cea mai folosita pe grupuri Yahoo! Exemplu: ComunicareUmana; DiscutiiLibere; LunaPlina; E usor de retinut si relativ usor de tastat;
4. Evita sa folosesti lucruri greu de tinut minte: diacriticele, numerele, semnele grafice despartitoare intre cuvinte (“-”, “_”, “:” – toate acestea sunt greu de tastat; evita-le!); Spre exemplu, un nume de genul UV_09_Arad-Romania@yahoogroups.com e un grup pe care va fi foarte greu ca cineva sa il memoreze, desi are toate elementele de mai sus (acronimul universitatea de vara, combinari de cuvinte, etc.); Cauta nume usor de memorat si reprodus verbal.

Pasii tehnici pentru a crea un grup Yahoo!:
1. Vizitezi pagina principala Yahoo! Groups;
2. Alegi Start your group;
3. Cauti o categorie care nu va afecta linkul grupului; Sugestia mea e sa nu pui realizezi un grup care sa aiba linkuri de forma:
finance.groups.yahoo.com sau
health.groups.yahoo.com
Pastreaza lucrurile simple si cauta o categorie care sa nu solicite redenumirea adresei; Pentru asta, evita sa iti pui grupul intr-o categorie gen Health / Finance / …; Experimenteaza si cauta o categorie care sa nu afecteze linkul obisnuit al unui grup Yahoo!; Se poate schimba ulterior, asa ca streseaza-te doar putin pe tema asta, dar ideea de baza e ca adresa finala a grupului tau sa fie doar groups.yahoo.com, fara alte adaugiri (fara finance/health/sports inaintea numelui); De ce fac recomandarea asta? Un grup cu nume “clasic” e mult mai usor de tinut minte si gasit; E adevarat, exista redirectionari, numele scurt este forward-at la numele lung in mod automat (cine intra pe groups.yahoo.com/group/numegrup va fi forward-at la URL real, de exemplu: finance.groups.yahoo.com/group/numegrup); Insa alegerea unei categorii perfecte a unui grup mi se pare mai putin relevanta decat usurinta de a tasta numele unui grup Yahoo!;
Hint: vei gasi multe grupuri din Romania in aceasta lista:
Top > Regional > Countries > Romania
Dupa ce ai ales categoria potrivita grupului tau, da Continue;
4. Aici iti recomand sa faci numele grupului si linkul grupului cat mai apropiate ca denumire; De exemplu:
Grupul celor tari (ca si nume)
grupulcelortari@yahoogroups.com (ca si email)
Poti folosi dash (-) sau underscore (_), insa sunt dificil de tinut minte, si sugestia mea e sa le eviti; Oamenii au o abilitate foarte buna de a descompune un cuvant in parti, insa au problema fantastica in a retine daca un grup avea dash, underscore sau nimic in numele grupului; Si prima lor optiune e “nimic”; Foloseste-te de asta! Alege nume fara dash, underscore, cifre; Alege nume simple;
Poti, din punct de vedere tehnic, sa schimbi ulterior toate lucrurile din pagina de fata, insa adresa de email a grupului e bine sa o schimbi cat mai rar, asa ca alege cu atentie cel putin acest lucru; Oamenilor le displace, de obicei, sa fie confruntati cu adresa unui grup in continua schimbare;
La descrierea grupului poti folosi si cod HTML (adica sa pui linkuri, ingrosari, inclinari, sublinieri, imagini chiar); Atentie ca in cazul folosirii HTML va trebui sa puneti <br/> pentru a delimita sfarsitul unei linii, simplul Enter nu mai functioneaza;
Alege Continue;
5. Alege adresa ta pentru grup si completeaza captcha; Continue;

Poti alege “Customize your group”:
1. Prima pagina de optiuni se refera la:
a. Grupul sa fie gasit in cautarile dupa grupuri, sa fie afisat in director? (da/nu) Gandeste-te la profilul vizitatorilor tai; Daca e un grup cu cerc inchis, alege Nu; Daca doresti promovare intensa a grupului, cred ca intuiesti care este sugestia mea;
b. Alege daca decizi moderarea inscrierilor pe grup; Avantaj moderare: selectezi cine intra pe grup; Dezavantaje moderare: cei care se inscriu vor trebui sa scrie un text cu motivatia pentru care vor sa intre pe grup (poate fi neplacut) si, in plus, exista o durata de timp de la cererea de inscriere pe grup si pana cand tu aprobi inscrierea; Poate fi neplacut sa astepte oamenii sa fie aprobati;
c. Legat de cine poate posta mesaje, probabil ai facut grupul ca sa nu primesti Spam, asa ca alege ca doar membrii grupului tau sa trimita mesajele; Eventual, poti face newsletter (trimiti doar tu); Insa nu lasa ca toata lumea sa poata trimite mesaje;
2. Ai trei optiuni de setat:
a. Alegi daca moderezi mesajele sau nu; Avantaj moderare: control din partea ta; Dezavantaj: durata pana se aproba un mesaj poate fi neplacuta pentru cei care vor raspunsuri rapide pe lista;
b. Cand cineva primeste un mesaj, apasa reply ca sa raspunda; Unde vrei sa ajunga acel mesaj? In Inbox-ul persoanei care trimite mesajul original, sau in Inbox-ul tuturor membrilor grupului? (enorma majoritate a grupurilor aleg ca mesajele sa ajunga la toti membrii)
c. La etapa c. te sfatuiesc sa alegi ca vrei sa folosesti fotografii, fisiere, calendare, si chestionare, detaliem mai jos;
3. Pasul acesta are doua optiuni:
a. Te sfatuiesc sa alegi ca doar membrii grupului sa vada arhiva; In felul acesta, stimulezi inscrierea pe grup (daca scopul e promovarea) sau ascunzi mesajele de ochii strainilor (daca grupul este restrans); Arhivele publice iti sunt utile pentru a fi indexat de motoarele de cautare, dar pentru acest aspect am o solutie mai buna (vezi mai jos);
b. Aici e aici; Daca ai folosit grupuri pana acum, stii ca in partea stanga a paginii grupului exista un meniu cu “Fisiere”, “Linkuri”, “Baze de date” etc; Enorma majoritate a grupurilor nu folosesc acele functii si nici nu incurajeaza membrii sa faca asta; Au functiile prezente, dar sunt doar asa, de frumusete; Din acest punct de vedere, sunt optiuni care nu isi au rostul pe un grup oarecare; Sugerez cu tarie sa pastrezi doar acele optiuni de care ai nevoie; Detaliez pentru fiecare selectie in parte:
Files and photos – ai neaparata nevoie de aceasta functie pentru a putea pune o imagine pe pagina principala a grupului; Insa seteaza ca doar tu sa pui pozele, daca nu doresti ca membrii sa puna poze pe grup;
Links – sugestia mea e sa dezactivezi aceasta functie, chiar daca la prima vedere pare utila; Cere in schimb ca persoanele care doresc sa partajeze linkurile sa le trimita sub forma de email; Foarte putini din membrii grupului tau vor intra vreodata in sectiunea Links a grupului tau, de asta are putin sens ca ea sa existe;
Baze de date – daca ai nevoie de ele, stii sa le folosesti – Ok, pune-le; Nu? Scoate-le imediat; Eu am folosit foarte rar asa ceva;
Voturi – doar daca folosesti acest sistem;
Lista membrilor – Afiseaza-o tuturor membrilor, e practica comuna; Daca ai insa un grup foarte deschis si iti este frica de potentiali spammeri, poti lua in considerare sa nu afisezi acea lista; In mai mult de doua treimi din grupuri lista membrilor este vizibila pentru ceilalti membri ai grupului; Retine ca adresa de email nu va fi afisata total, ci doar partial (dar oricum spammer-ii se descurca si cu atat);
Calendar – Il stii? Il folosesti? Lasa-l pe grup? Nu? Scoate-l;
Promote – Daca vrei ca membrii grupului tau sa puna linkuri pe site-urile proprii despre cat de grozav e grupul tau; Eu am scos functia aceasta de pe toate grupurile la care sunt moderator;

Poti alege sa inviti oamenii pe grup in aceasta etapa, dar te sfatuiesc sa mai parcurgem cateva etape inainte.

Hai sa aranjam grupul!
1. Pe pagina principala ai un buton Yahoo! Answers: “Remove from your groups’s home page”; Daca membrii grupului tau nu sunt interesati de raspunsuri in limba engleza la intrebari ale altora, poti scoate rapid acea functie; Eu personal o scot de pe toate grupurile; E un semn de diferentiere fata de multe alte grupuri, care mie personal imi dau impresia ca sunt lasate in uitare de fiecare data cand vad acea optiune;
2. Mergem la management si luam fiecare optiune in parte:
A. Description & Appearance
a. Editezi descrierea;
i. Alegi un link legat de grupul tau (daca exista);
ii. Alegi limba romana;
b. Editezi culorile grupului;
i. Sfatul meu este sa alegi orice alta tema decat tema clasica, pentru a diferentia grupul tau la nivel colorstic;
ii. Un alt sfat: evita sa editezi culorile grupului, daca nu esti sigur ca vor fi primite bine; Pana acum nu am vazut grup cu culori personalizate a carui grafica sa imi placa; Poate e doar un fleac, dar evita sa deranjezi oamenii prin culori neinspirat alese; Sau cel putin citeste acest mesaj al meu: Cum alegi culorile pentru un blog sau site?
iii. Tema de culori e bine sa fie legata de logo-ul sau imaginea pe care o afisezi pe pagina principala a grupului; Fa o simbioza reusita intre culori si imagine;
c. Adaugi o imagine reprezentativa pentru grupul tau;
i. Tine minte ca e necesar ca functia Files sa fie activata; Ai nevoie de optiunea “Files” activa ca sa poti introduce imagini pe grup;
B. Web Tools
a. Alege Edit;
i. Pentru multe grupuri am pastrat Photos (uneori las si membrii sa puna pozele), fisiere mai rar, linkuri niciodata, database niciodata, voturi uneori, lista de membri frecvent, calendar niciodata, promovare niciodata;
ii. Alege cum crezi, dar nu lasa in pagina optiuni de care nu ai nevoie;
C. Membership
a. Alege cu grija Membership types si fii atent ca schimbarile de acolo – sunt destul de importante;
i. Sugestia mea este sa editezi doar mesajul de bun-gasit, sa il traduci in romana (daca membrii grupului tau nu stiu engleza, sau vrei sa personalizezi mesajul); Alternativa la a traduce mesajul este sa pui in sectiunea Files un fisier care se trimite la inscrierea pe grup (detalii mai jos);
D. Messages
a. La subiect si text din partea de jos a mesajului:
i. Poti pune un mesaj la sfarsitul fiecarui mesaj care se trimite pe grup (de obicei aici se pun mesaje auto-promotionale);
ii. Daca intelegi limba engleza, te sfatuiesc sa citesti si textul afisat in josul paginii curente, poti invata unele lucruri despre cum sa gestionezi un grup doar prin email;
b. La optiuni postare:
i. Te sfatuiesc sa te gandesti bine la atasamente: ele vor fi incluse in email, dar nu vor aparea pe site; Si unele setari ale emailului (daily digest de exemplu) fac ca atasamentele sa nu poata fi primite; De obicei las functia activata, dar daca tu doresti ca toti membrii sa primeasca atasamentele, sugestia mea e sa dezactivezi functia si sa obligi membrii grupului tau sa posteze atasamentele pe un serviciu de gazduire cum este www.transfer.ro, si sa dea prin email doar un link; Oricum, nu e o decizie simpla;
ii. Daca nu primesti spam frecvent, poti scoate filtrarea spam; In cazul in care un mesaj ajunge in directorul Spam, va trebui sa il aprobi individual (si nu primesti notificare pe email – Vezi ca e un email in directorul spam); Mi s-a intamplat frecvent sa am mesaje amanate pe grupurile la care sunt moderator din cauza ca nu am verificat acel director; Eu scot functia asta de obicei;

Nota: in sectiunea “Group Activity” de la Management poti vedea statistici despre mesajele trimise pe grup. Atat, e doar pentru statistici.

Acum trecem la treaba: invitam oamenii pe grup;
1. E simplu ca inainte de orice sa ai o lista cu emailuri, cate unul pe rand, la care sa trimiti invitatia; Evita insa sa trimiti mesaje unor persoane care nu ar aprecia asta;
2. Apoi vizitezi sectiunea “Invite” de pe grup;
3. O sa vezi in josul paginii un link obscur: “Add Members”; Aceasta functie iti permite sa adaugi direct oamenii pe grup, fara a ii mai invita tu; Ii adaugi cumva in mod fortat; Partea proasta e ca daca nu se inscriu pe grup in modul clasic, va fi problematic si pentru ei si si pentru tine sa gestionati grupul si functiile de pe el; Sugestia mea e sa eviti acea functie;
4. Daca esti moderator si pe alt grup si sunt membri pe care vrei sa ii transferi pe grupul noi, ai o functie de “Export” la grupul vechi, si o folosesti la grupul nou cu copy & paste in fereastra de invitatie;
5. Retine ca nu poti invita / adauga fortat pe grup sute de oameni pe zi; Sunt niste limite (se schimba uneori, dar probabil o suta pe zi e o limta decenta);

Pentru promovarea grupului, foloseste functia archive@mail-archive.com
Ce este aceasta functie? Un grup in mod tipic este destul de inchis. Poti seta ca arhiva mesajelor sa fie publica, dar putine motoare de cautare vor indexa acele mesaje. Asta se traduce in limba romana astfel: ai un grup, mesajele circula pe grup, insa o persoana care intra la Google si va cauta o discutie de pe grup nu o va gasi (o poate gasi doar pe pagina grupului tau). Si aici intervine Mail-archive.com. Functia site-ului e simpla: site-ul face publica arhiva de mesaje a unui anumit grup.

Cum faci asta? Pe un grup Yahoo! adaugi in mod fortat (am descris procedura mai sus) adresa de email archive@mail-archive.com in lista membrilor. Daca alegi sa inviti adresa (dai Invite in loc de Add), ea nu se va alatura grupului. Retine ca va trebui adaugata fortat acea adresa pentru ca sistemul sa functioneze.

Ce se va intampla? Cand cineva va cauta la Google dupa cuvinte-cheie din mesajele de pe grup, va gasi, printre alte rezultate, si grupul tau. Mie mi se pare o metoda foarte buna de promovare, insa tine cont sa informezi membrii grupului despre politica ta, majoritatea grupurilor de discutii nu sunt realizate in acest fel si ai putea deranja daca nu ceri confirmare inainte. Eu aplic aceasta solutie discretionar, pe anumite grupuri.

Mesajele pot fi sterse pe viitor de pe site-ul Mail-archive.com, dar e bine sa te gandesti inainte de a te alatura programului daca asta vrei sa faci realmente (sa faci arhiva publica).

Creare de fisiere speciale
In sectiunea Files a grupului tau, poti crea niste fisiere cu drepturi speciale: la inscrierea pe grup, la iesirea de pe grup (acestea mi se par cele mai relevante). Astfel, poti face ca o persoana care se inscrie pe grup sa primeasca un mesaj de bun gasit, sau cu resurse foarte utile de pe grup, sau cu instructiuni de folosire a grupului. De asemenea, la plecarea de pe grup, poate sa primeasca un scurt mesaj in care i se cere opinia – “De ce ai parasit grupul?”

Cand uploadezi fisiere in sectiunea files, e bine sa bifezi optiunea “Send a message to the group announcing this file”, pentru ca toti membrii grupului sa stie de aceasta masura.

Cum promovezi grupul tau Yahoo!:
Un grup Yahoo! poate fi promovat prin mai multe metode: poti pune linkul in semnatura emailurilor tale; poti avea un status la Yahoo! Messenger (sau alt client de chat) cu link catre grup; il poti promova in retele sociale generale, cum sunt Twitter, Facebook, LinkedIn, sau de nisa: YouTube, Flickr, Last FM etc; Despre promovarea unui link poti avea idei mai bune aici: Esti un ONG. Cum te promovezi in Internetul asta mare-mare? 10 solutii la indemana oricui.

Insa un grup Yahoo! poate fi promovat si printr-un sistem de banner-e. Ti-am zis la un punct anterior ca majoritatea grupurilor pe care le cunosc au una din aceste bubite:
a. Membrii grupului nu isi manifesta interesul in a promova grupul; si/sau
b. Membrii grupului nu au un site/blog unde sa puna un banner;
Daca insa tu ai un grup de discutii in care membrii grupului au si site-uri sau bloguri si in acelasi timp isi manifesta dorinta sa sprijine grupul, activeaza optiunea de promovare a grupului si lasa oamenii sa se exprime.

Moderarea mesajelor
Daca alegi linkul “Edit membership” (e undeva in stanga-sus a paginii principale), poti avea acces la anumite setari. In partea de jos a paginii, ai optiunea de a primi prin email notificare atunci cand e ceva de moderat (poti modera mesajele de pe grup sau membrii). Ce se va intampla daca bifezi optiunile? Vei primi primi prin email notificare pentru lucrurile la care sa fii atent.

Care sunt avantajele propunerii mele?
1. Poti afla instant daca ai vreo actiune de facut; Afli prin email imediat orice actiune trebuie sa faci;
2. Poti aproba / respinge mesajele chiar din email; Daca dai Reply la emailul trimis de Yahoo! Groups, se considera ca esti de acord cu actiunea din mesaj (alege doar Reply, si da Send, nu e nevoie sa scrii nimic; E rapid); Mai mult decat atat, in cadrul emaiului ai specificata o anumita adresa (contine cuvantul “reject”); Daca copiezi in Clipboard (Ctrl + C) acea adresa de email, poti da forward mesajului (asadar nu reply, acum dai forward), si trimiti mesajul la adresa din Clipboard (dai Ctrl + V acum), mesajul va fi respins; Eu asa procedez cu majoritatea lucrurilor pe care trebuie sa le moderez; Mi se pare foarte facil;

Care sunt dezavantajele solutiei?
1. Incarcarea emailului personal cu mesaje care te intrerup;
2. In varianta de pe site ai mai multe optiuni de moderare a mesajelor (le poti edita – desi nu te sfatuiesc sa faci asta -, le poti respinge cu un mesaj).

Cum procedezi cu cei care iti trimit mesaje deranjante?
Ai mai multe optiuni:
1. Stergerea mesajului (alegi “Delete Message”); Ii stergi mesajul (daca grupul e moderat) si treci mai departe; Foarte probabil, dupa un timp vei primi din nou Spam de la acea persoana;
2. Stergerea mesajului si notificarea persoanei (alegi “Reject Message”, mai degraba decat “Delete message”); Aici e posibil ca persoana sa isi schimbe comportamentul; Nimic nu e insa garantat;
3. Stergerea persoanei de pe grup (eventual ii trimiti si o notificare); Persoana se poate reinscrie, asa ca n-ai rezolvat problema decat partial;
4. Ban-area persoanei; Nu doar ca o dai afara de pe grup, dar ii interzici accesul de la adresa de email cu care s-a inscris; Solutia e si in acest caz: se poate reinscrie cu alta adresa (desi e mai dificil de facut asta, si pentru tine nu e chiar asa de greu sa banezi pe cineva);
5. Retrangerea drepturilor de postare a persoanei; Cu alte cuvinte, persoana ramane pe grup, dar nu va mai putea posta pe viitor mesaje; Daca doreste, te poate contacta (rar mi s-a intamplat asta).

Eu, personal, adopt solutia 1. si 5. O moderare foarte implicata din partea voastra ar insemna mai degraba folosirea din plin a solutiei 2. si doar in rare exceptii folosirea solutiei 5.

De ce folosesc solutia 5?
1. Numarul de membri e pastrat;
2. Persoana va primi in continuare mesaje, dar nu va putea trimite (e un joc foarte frumos asta);
3. Daca doreste sa paraseasca grupul, va trebui sa plece singura, nu o dau eu afara;
4. Pastrez o minima legatura cu persoana;
5. Am sentimentul ca nu am dat, totusi, pe nimeni afara;
6. E usor sa revin asupra deciziei, pot reface usor drepturile de postare.

Setari emailuri (digest etc)
Daca alegi optiunea de “Edit Membership” poti alege mai multe optiuni de primire a mesajelor de catre tine. Poti alege intre:
a. Individual emails – optiunea se refera la a primi mesajele unul cate unul, cu tot cu atasamente, imediat ce sunt aprobate;
b. Daily digest – o data pe zi (sau mai rar) primesti mesajele unite intr-un singur mesaj, lung (maxim 25 de mesaje unite); Pierzi atasamentele, si livrarea mesajelor este intarziata; Eu asa primesc mesajele pentru majoritatea listelor de discutii;
c. Web only; Asta inseamna ca te intereseaza sa fii membru, dar sa nu primesti mesaje; Folosita de obicei de cei care vor in continuare calitatea de membru din diferite motive (de exemplu, pentru a putea trimite mesaje pe grup, fara sa primeasca; sau pentru a putea cauta in arhiva; sau pentru a avea grupul salvat undeva in lista grupurilor la care e abonat);
d. Special notices: nu primesti mesaje decat daca sunt marcate ca si “speciale” in momentul trimiterii; E o functie foarte rar folosita de moderatorii grupurilor, ceea ce o face foarte similara, in practica, cu punctul c.;

Iti sugerez sa citesti si mesajul meu despre Cum creezi filtre in Yahoo! Mail? (ghid complet).

Serviciul de fisiere (Files)
Fisierele nu se trimit pe grup ca atasamente decat in modul de livrare a emailurilor Individual Emails. Poate fi o idee buna sa uploadezi fisierele pe grup, in sectiunea Files, desi eu recomand folosirea unui serviciu asa cum este Transfer.ro.

Cum gestionezi grupurile?
Daca ai mai multe grupuri si vrei sa le gestionezi, iti recomand sa vizitezi: Edit my groups, ai acolo acces la mai multe optiuni de editare in masa a setarilor pentru grupuri. Tot acolo vezi lista completa a grupurilor la care esti abonat. Ai inclusiv optiunea de “Edit my groups”.

Iti sugerez sa citesti si mesajul despre Cum adaugi o alta adresa pe un grup Yahoo?

Daca doresti sa trimiti mesaje pe grupuri de discutii, iti indic si mesajul Cum iti promovezi un proiect pe grupuri de discutii (Yahoo! Groups)? – Ghid Complet.

Sper ca ti-a fost un pic util ghidul meu. Pentru alte sugestii, foloseste cu incredere formularul de comentarii.